Privacyverklaring van Mynta Law

1. Doel van deze privacyverklaring

   • Deze privacyverklaring heeft tot doel te informeren over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de wijze waarop wij invulling geven aan de rechten van de eigenaren van die persoonsgegevens.
   • Als u specifieke vragen hebt over hoe Mynta Law B.V. met persoonsgegevens omgaat, of als deze privacyverklaring onduidelijk is, dan kunt u contact opnemen met Arend van Rosmalen. Hij is de opsteller van dit document en is binnen ons kantoor aangewezen als contactpersoon voor privacyvragen.
   • Voor alle duidelijkheid: Mynta Law B.V. is gevestigd aan de Laan Copes van Cattenburch 88 in Den Haag, en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 61369667. U kunt ons telefonisch bereiken op werkdagen tussen 09:00 uur en 17:00 uur via +31702051160, of een e-mail sturen naar info@mynta.nl.

2. Soorten van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen de volgende zijn:

• Gegevens van internetbezoekers, zoals IP-adressen van computers en mobiele apparaten die onze websites, pagina’s op sociale media, online advertenties, banners, artikelen en dergelijke bezoeken, alsmede gegevens die wij van deze IP-adressen afleiden, zoals locatiegegevens, gedragsgegevens (hoe lang blijft men op een bepaalde pagina en dergelijke), interactiegegevens waaronder bedrijfsnamen en dergelijke;
• Gegevens van potentiële cliënten, zoals de namen en contactgegevens van personen met wie wij algemeen contact onderhouden of die ons in algemene zin e-mailen, bellen, via sociale media contact opnemen, een contactformulier op onze website invullen, zich aanmelden voor evenementen, bijeenkomsten, webinars en dergelijke, alsmede de persoonsgegevens die in het kader van dergelijke contacten aan ons worden verstrekt;
• Gegevens van degenen die eenmalig advies bij ons inwinnen, bijvoorbeeld de namen en contactgegevens van personen die een (online) adviesgesprek hebben met ons en de namen en contactgegevens van personen die hen vergezellen, van familieleden, (ex-)partners, verwanten, of andere betrokkenen;
• Gegevens van cliënten, bijvoorbeeld de namen, contactgegevens en biometrische gegevens van diegenen die een opdracht voor juridische dienstverlening aan Mynta Law verstrekken;
• Gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit niet vaststellen, bijvoorbeeld de namen en contactgegevens van personen die direct of indirect bij de uitvoering van onze juridische opdracht betrokken zijn, zoals beslismedewerkers, boekhouders, griffiers, advocaten, notarissen, tolken en vertalers, vrienden en bekenden, verwijzers, tussenpersonen en dergelijke;
• Gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit wel vaststellen, bijvoorbeeld de namen, contactgegevens en biometrische gegevens (waaronder foto’s, kopieën van identiteitsdocumenten en dergelijke) van personen die zelf geen cliënt zijn, maar wier identificatie wezenlijk bijdraagt aan een adequate uitvoering van onze juridische opdracht, zoals bepaalde werknemers, gezinsleden, of andere direct bij een zaak betrokken natuurlijke personen;
• Gegevens die dienen voor bewijs, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens die cliënten of anderen aan ons verstrekken voor bewijsvoering, zoals geboorteakten, huwelijksakten, overlijdensakten, verklaringen van ongehuwd zijn, arbeidsovereenkomsten, salarisgegevens, financiële gegevens (zoals bankafschriften), correspondentie, foto’s, video’s, CV’s, diploma’s, referenties, locatiegegevens en dergelijke;
• Gegevens van onszelf, bijvoorbeeld de namen, contact- en identiteitsgegevens van (oud-)werknemers, stagiairs, vrijwilligers en dergelijke die bij Mynta Law zelf werkzaam zijn of zijn geweest;
• Gegevens van sollicitanten, bijvoorbeeld de namen en contactgegevens van sollicitanten, alsmede persoonsgegevens zoals CV’s, sollicitatiebrieven, referenties, en dergelijke, die in de context van het sollicitatieproces aan ons worden verstrekt;
• Andere gegevens, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens die ons bereiken, zoals namen en contactgegevens van personen die om wat voor reden ook contact opnemen met ons, of met wie wij contact wensen op te nemen.

3. Doeleinden van het gebruik

Wij gebruiken de hierboven onder punt 2 aangeduide persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Gegevens van internetbezoekers (2.1) gebruiken wij voor het verbeteren van onze marketing en dienstverlening.
• Gegevens van potentiële cliënten (2.2) gebruiken wij voor het geven van adviezen, het bijhouden van deelnemerslijsten voor cursussen of events, het onderhouden van contact, het verlenen of aanbieden van aanvullende diensten en het verbeteren van onze marketing en dienstverlening.
• Gegevens van ontvangers van een eenmalig advies (2.3) gebruiken wij voor het geven van adviezen, de facturatie, het verlenen en aanbieden van aanvullende diensten, het voeren van bewijs, het verzoeken om en publiceren van online cliëntbeoordelingen en het onderhouden van contact.
• Gegevens van cliënten (2.4) gebruiken wij voor het uitvoeren van de aan ons verstrekte opdrachten, het verlenen en aanbieden van aanvullende diensten, het geven van adviezen, de facturatie, het voeren van bewijs, het verzoeken om en publiceren van online cliëntbeoordelingen en het onderhouden van contact.
• Gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit niet vaststellen (2.5) gebruiken wij voor het uitvoeren van de aan ons verstrekte opdrachten, het aanbieden van aanvullende diensten, het geven van adviezen, het voeren van bewijs, het verzoeken om en publiceren van online cliëntbeoordelingen en het onderhouden van contact.
• Gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit vaststellen (2.6) gebruiken wij voor het uitvoeren van de aan ons verstrekte opdrachten, het aanbieden van aanvullende diensten, het geven van adviezen, het voeren van bewijs, het verzoeken om en publiceren van online cliëntbeoordelingen en het onderhouden van contact.
• Gegevens die dienen voor bewijs (2.7) gebruiken wij voor het uitvoeren van de aan ons verstrekte opdrachten, het geven van adviezen en het verlenen en aanbieden van aanvullende diensten, en het voeren van bewijs.
• Gegevens van onszelf (2.8) gebruiken wij voor de identificatie van medewerkers, het voeren van een adequate administratie, het voeren van bewijs en het onderhouden van contact.
• Gegevens van sollicitanten (2.9) gebruiken wij voor het uitvoeren van werving en selectie, de identificatie van mogelijke werknemers, stagiairs, vrijwilligers en dergelijke, de verificatie op adequate toegang tot de arbeidsmarkt in Nederland, het voeren van bewijs en het onderhouden van contact.
• Andere gegevens (2.10) gebruiken wij voor het onderhouden van contact;

4. Rechtsgronden van het gebruik

Wij baseren het gebruik van persoonsgegevens op de volgende wettelijke grondslagen:

• De gegevens van internetbezoekers (2.1) gebruiken wij op basis van hun toestemming.
• De gegevens van potentiële cliënten (2.2) gebruiken wij op basis van hun toestemming.
• De gegevens van ontvangers van een eenmalig advies (2.3) gebruiken wij op basis van hun toestemming, om de adviesopdracht te kunnen uitvoeren, om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten of op basis van ons gerechtvaardigde belang.
• De gegevens van cliënten (2.4) gebruiken wij op basis van hun toestemming, om de opdracht tot juridische dienstverlening te kunnen uitvoeren of om op hun verzoek vóór de aanvaarding van die opdracht al maatregelen te kunnen nemen, om de vitale belangen van onze cliënten te beschermen, om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten of op basis van ons gerechtvaardigde belang.
• De gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit niet vaststellen (2.5) gebruiken wij op basis van hun toestemming, om de vitale belangen van onze cliënten te beschermen, op basis van ons gerechtvaardigde belang of dat van onze cliënten, of om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten.
• De gegevens van bij zaken betrokken derden van wie wij de identiteit vaststellen (2.6) gebruiken wij op basis van hun toestemming, om de vitale belangen van onze cliënten te beschermen, op basis van ons gerechtvaardigde belang of dat van onze cliënten, om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten of opdat onze cliënten aan hun wettelijke plichten voldoen.
• Gegevens die dienen voor bewijs (2.7) gebruiken wij op basis van de toestemming van de eigenaren van die gegevens, om de vitale belangen van onze cliënten te beschermen, op basis van ons gerechtvaardigde belang of dat van onze cliënten, om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten of opdat onze cliënten aan hun wettelijke plichten voldoen.
• Gegevens van onszelf (2.8) gebruiken wij om de vitale belangen van onze medewerkers te beschermen, in ons gerechtvaardigde belang of dat van onze medewerkers, en om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten.
• Gegevens van sollicitanten (2.9) gebruiken wij op basis van hun toestemming, in ons gerechtvaardigde belang en om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten.
• Andere gegevens (2.10) gebruiken wij op basis van de toestemming van de eigenaren van die gegevens, in ons gerechtvaardigde belang en om te kunnen voldoen aan wettelijke plichten.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

• Wij communiceren algemene informatie via onze socialemediakanalen. Wanneer wij naar aanleiding hiervan via het betreffende kanaal worden benaderd met vragen, dan geven wij algemene antwoorden via hetzelfde socialemediakanaal. Het is mogelijk dat wij hierbij ook persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld namen, leeftijden, nationaliteit(en). Mynta Law heeft geen invloed op de beveiliging van dergelijke informatie, weet niet waar deze gegevens worden gehost (en heeft daar geen invloed op). Dit alles behoort uitsluitend tot de verantwoordelijkheid van het betreffende socialemediabedrijf. Wij raden het gebruik van sociale media daarom af wanneer men inhoudelijk advies over een specifieke situatie wil hebben die overdracht van gevoelige persoonsgegevens vereist.
• Informatie die bezoekers op onze website invullen, wordt versleuteld. Deze gegevens worden gehost op serverruimte in de Europese Unie. Mynta Law heeft met de eigenaar van deze server passende afspraken gemaakt over de beveiliging hiervan, welke voldoet aan alle gangbare standaarden.
• Ons e-mailverkeer wordt gehost op serverruimte in de Europese Unie. Mynta Law heeft met de beheerder van deze server passende afspraken gemaakt over de beveiliging hiervan, welke voldoet aan alle gangbare standaarden.
• Mynta Law werkt met digitale dossiers. Deze gegevens worden gehost op serverruimte in de Europese Unie. Mynta Law heeft met de beheerder van deze server afspraken gemaakt over de beveiliging hiervan. Het dossiersysteem is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van Mynta Law, en voorziet in de mogelijkheid van specifieke autorisatieprofielen. Hierdoor hebben alleen medewerkers van Mynta Law toegang tot dossiergegevens indien die medewerkers ook daadwerkelijk werk verrichten in dat dossier. De cliënt zelf, en mogelijk andere personen, heeft / hebben toegang tot (delen van) het eigen dossier.
• Het eigen IT-systeem van Mynta Law wordt gehost op serverruimte in de Europese Unie. Mynta Law heeft met de beheerder van deze server afspraken gemaakt over de beveiliging hiervan. Toegang tot dit systeem is uitsluitend voorbehouden aan medewerkers van Mynta Law, en alleen via apparaten die eigendom zijn van Mynta Law.

6. Identificatie van cliënten en anderen

• Degene die eenmalig een advies bij Mynta Law wil ontvangen, hoeven wij daarvoor niet te identificeren. Bij een eenmalig advies gaat het er slechts om te bepalen wat iemands rechtspositie is, en welke dienstverlening daarbij het meest aangewezen is. Wij vragen de eenmalige bezoekers toch een legitimatiebewijs mee te nemen; dit heeft twee redenen. Allereerst bevatten verblijfsdocumenten gegevens (ingangsdatum, vreemdelingennummer) aan de hand waarvan wij effectiever kunnen adviseren. In de tweede plaats komt het veel voor dat men tijdens het gesprek direct besluit een opdracht te verstrekken. De eenmalige bezoeker wordt dan onze cliënt, die wij verplicht zijn te identificeren.
• Degene die (na een gesprek) een opdracht wil verstrekken aan Mynta Law, zullen wij om een legitimatiebewijs vragen. Wij maken hiervan een kopie en bewaren die in een digitaal dossier.
• De aard van onze dienstverlening brengt meestal mee dat wij moeten beschikken over kopieën van identiteitsbewijzen zoals paspoorten en verblijfsvergunningen. Deze moeten immers veelal worden bijgevoegd in migratierechtelijke procedures. Het kan hierbij gaan om gegevens van een cliënt, maar het kan ook gaan om gegevens van een familielid, een werknemer, of iemand anders wiens identiteit vastgesteld moet worden vanuit de aard van de opdracht die wij uitvoeren.

7. Bewaren van persoonsgegevens

• Dossiers worden na afronding van de zaak gearchiveerd, wat betekent dat deze dossiers als zodanig worden opgenomen in het dossiersysteem van Mynta Law. Dezelfde medewerkers die toegang hadden tot het dossier, behouden nog steeds toegang tot het gearchiveerde dossier. Na verloop van vijf jaar vanaf de datum van archiveren worden de gegevens in het dossier definitief vernietigd, behoudens gevallen waarin Mynta Law aansprakelijk wordt gesteld of waarin aansprakelijkstelling in redelijkheid te verwachten is, in welke gevallen wij pas tot vernietiging van de dossiergegevens overgaan nadat de aansprakelijkstelling is afgewikkeld, of de vordering daartoe is verjaard.
• Aan ons verzonden e-mailberichten worden na verloop van zeven jaren vanaf de datum van ontvangst automatisch verwijderd van de mailserver.
• De persoonsgegevens van (gewezen) werknemers van Mynta Law worden na verloop van zeven jaar vanaf de datum van uitdiensttreden, vernietigd.
• De persoonsgegevens van sollicitanten worden bewaard zolang de sollicitatieprocedure nog loopt, en worden daarna verwijderd tenzij Mynta Law en de sollicitant anders overeenkomen.

8. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Mynta Law verstrekt persoonsgegevens aan derden omdat dit soms nodig is.

• Wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze juridische dienstverlening, verstrekken wij gegevens van cliënten aan derden, bijvoorbeeld overheidsinstanties. Ook kan het hier gaan om persoonsgegevens van anderen dan onze cliënten, bijvoorbeeld van werknemers van cliënten, relaties, familieleden of andere betrokkenen.
• Wanneer wij een dossier overdragen aan een advocaat of jurist, omdat een cliënt zich door een ander kantoor wil laten bijstaan, dan brengt dit uiteraard ook doorgifte van persoonsgegevens mee.
• Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens doorgeven aan een partij buiten de Europese Unie, maar dit is uitzonderlijk. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om werkgevers van buiten de Europese Unie, ambassades van derde landen en dergelijke. De eigenaren van de persoonsgegevens die het betreft, worden hiervan in kennis gesteld.

9. Rechten van de eigenaar

• Degene wiens persoonsgegevens wij verwerken, heeft recht op inzage en afschrift van die persoonsgegevens, op rectificatie en op verwijdering van deze gegevens. Hiervoor kan degene die het aangaat per e-mail contact opnemen.
• Voor zover de verwerking van persoonsgegevens wordt gebaseerd op toestemming, heeft de eigenaar van die gegevens het recht de verleende toestemming in te trekken.
• De eigenaar van persoonsgegevens die wij verwerken heeft het recht bezwaar te maken tegen het geven van ongevraagd advies, hetgeen immers als een vorm van directe marketing gezien kan worden. Dit kan rechtstreeks bij de betrokken jurist worden gemeld. Mynta Law zal in het dossiersysteem aantekenen dat de betrokkene geen ongevraagd advies wenst te ontvangen.
• In uitzonderlijke situaties kan bezwaar worden gemaakt tegen verdere verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld indien na verstrekking van een opdracht blijkt dat er een nauwe, persoonlijke band bestaat tot een medewerker van Mynta Law. De beslissing tot het maken van bezwaar betekent het eind van onze dienstverlening, aangezien wij cliënten niet kunnen bijstaan wanneer wij hun gegevens niet zouden mogen verwerken.
• De eigenaar van persoonsgegevens die wij verwerken kan verzoeken om verwijdering van al deze persoonsgegevens uit het systeem van Mynta Law. Wij beoordelen of wij (nog) voldoende belang hebben bij verdere bewaring van de persoonsgegevens. Is dit niet het geval, dan “vergeten” wij de betrokkene.
• Voordat wij ingaan op een verzoek om uitoefening van een van de voorgaande rechten, zullen wij de identiteit van de verzoeker vaststellen. Hiermee voorkomen wij dat gegevens in verkeerde handen komen en waarborgen wij dat deze rechten inderdaad door de rechthebbende worden uitgeoefend.

10. Functionaris gegevensbescherming

Mynta Law is als klein kantoor niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen, en heeft ervoor gekozen om dat ook niet te doen. Dat wil niet zeggen dat wij de beveiliging van uw gegevens niet adequaat waarborgen. Wij behandelen individuele aanvragen en procedures, en de verwerking van persoonsgegevens is in verreweg de meeste situaties geen kernactiviteit, maar bijkomstig aan onze dienstverlening.

Als u specifieke vragen hebt over hoe Mynta Law B.V. met persoonsgegevens omgaat, als u een klacht heeft, of als deze privacyverklaring onduidelijk is, dan kunt u contact opnemen met Arend van Rosmalen. Hij is de opsteller van dit document en is binnen ons kantoor aangewezen als contactpersoon voor privacyvragen.